Guia
Como automatizar la aplicacion de cobros con archivos de ERP, banco y PSP
Una guia paso a paso para equipos de AR que quieren dejar de aplicar cobros manualmente usando exportaciones de sus sistemas existentes.
El problema: aplicacion manual de cobros
Muchos equipos de cuentas por cobrar reciben cobros bancarios o liquidaciones de PSP y los aplican manualmente contra facturas abiertas en el ERP. Este proceso consume horas, introduce errores de asignacion y retrasa el cierre contable.
- •Cobros que no se aplican porque falta informacion de referencia
- •Diferencias por comisiones, descuentos o redondeos que requieren revision individual
- •Acumulacion de partidas pendientes que crecen con cada periodo
Que se necesita para automatizar
Para pasar de la aplicacion manual a un flujo automatizado, el equipo necesita tres cosas: un archivo de cobros (extracto bancario o reporte de PSP), un archivo de facturas abiertas (exportacion del ERP), y un conjunto de reglas de matching que defina como asociarlos.
- •Archivo de cobros: extracto bancario en CSV/Excel o reporte de liquidaciones de PSP
- •Archivo de facturas: exportacion del modulo de cuentas por cobrar del ERP
- •Reglas de matching: por referencia, monto, cliente, con tolerancias configurables
Como funciona el flujo en DueHub
En DueHub, el equipo carga ambos archivos, selecciona o configura las reglas de matching, y ejecuta la corrida. El sistema asocia automaticamente los cobros a facturas donde hay coincidencia segun las reglas, y deja las excepciones visibles para revision manual.
Manejo de excepciones y cobros parciales
Los cobros que no matchean automaticamente quedan como excepciones dentro del mismo flujo. El equipo puede buscar la factura correcta, reclasificar el cobro, o dejarlo pendiente para la siguiente corrida. Los cobros parciales se manejan con reglas de aplicacion parcial que registran el saldo restante.
Resultado esperado
Al final de cada corrida, el equipo tiene un archivo de aplicacion listo para importar al ERP con el detalle de cada cobro aplicado, la regla utilizada y la diferencia absorbida. Las excepciones resueltas quedan documentadas con trazabilidad.
